Деловая переписка: правила и ошибки при отправке email

Последнее обновление: февраль 2022

Каждый день мы отправляем десятки электронных писем. Иногда это очень короткие сообщения, например: «Пойдем на обед?». Иногда — рассылки, с помощью которых вы презентуете свой бизнес или сайт. Когда писем становится много, а времени — мало, мы начинаем торопиться и совершать ошибки. Обычно небольшие, вроде опечатки, но порой случаются и такие, которые могут навредить вашей репутации и подпортить отношения с клиентом или сотрудником.

Чтобы ваша деловая переписка всегда оставалась на высоте, мы собрали самые распространенные ошибки, совершаемые во время отправки электронных писем. Вот они:

1. Вы набираете не тот адрес

Самая частая и самая неприятная ошибка. Представьте, вы хотите отправить довольно личные фотографии другу, но машинально набираете адрес своего начальника или заказчика. И только после того, как письмо ушло, с ужасом понимаете, что сейчас произошло. Если вас это утешит, то в такую ситуацию каждый из нас попадал хотя бы раз в жизни: юристы отправляли конфиденциальные документы противоположной стороне, дизайнеры — макеты сайтов не тому клиенту и т.д.

К счастью, во многих почтовых сервисах, например, в том же Gmail, есть функция отмены отправки сообщения. Включите ее и укажите большой временной интервал — так спокойнее.

2. Вы забыли про вложение

Вы написали, что к письму прилагается некий файл, но забыли его прикрепить. Еще одна распространенная ошибка, которая часто приводит к недопониманию и извинениям. Поэтому лучше сначала все проверить, а уже потом отправлять письмо. А чтобы избежать вопросов со стороны получателя, рекомендуем перечислить все прикрепленные файлы прямо в теле письма. Например, так:

Привет, Максим! Отправляю тебе несколько файлов, они во вложении:

— Договор об оказании услуг

— Финальный макет сайта на Wix

— Гифку с котиком

3. Вы не думаете об оформлении

Форме письма следует уделять столько же времени, сколько содержанию. С помощью конструктора писем Wix сделать это очень просто: достаточно выбрать подходящий шаблон и добавить в него свой текст. Никаких специальных знаний не требуется — просто следите, чтобы все смотрелось аккуратно и красиво.

4. Вы не указываете тему письма

Тема письма выполняет примерно ту же роль, что заголовок текста. Она появляется рядом с вашем именем, получатель видит ее и понимает, что вы ему прислали: счет-фактуру, итоги встречи, предложение о работе, макет сайта и т.д.

Помните, что тема должна быть четко сформулированной, чтобы при необходимости человек быстро отыскал ваше письмо, и убедительной, чтобы он заинтересовался, если речь идет, допустим, о рассылке.

5. Вы не сохраняете черновики

Если вам нравится писать письма в текстовых редакторах, то сохраняйтесь почаще — иначе рискуете потерять весь текст, если компьютер зависнет. Или пишите сразу в почтовом сервисе — тогда все ваши наброски автоматически сохранятся в папке «Черновики».

6. Вы не соблюдаете правила вежливости

Вежливость в деловой переписке важна ничуть не меньше, чем в жизни. Вот основные правила, которые нужно соблюдать всем и каждому:

• Начинайте и заканчивайте письмо общепринятыми фразами. Степень формальности будет зависеть от того, с кем вы переписываетесь. Если это ваш начальник или просто официальное лицо, не используйте «Привет», «Пока» или «Целую». И наоборот, если пишете коллеге или приятелю — можно обойтись без традиционного «С уважением».
  

• Сохраняйте спокойствие, даже если дело крайне срочное и важное. Нервозность и упреки точно не приведут ни к чему хорошему.
  

7. Вы не вычитываете текст

Опечатки могут испортить все впечатление от письма, поэтому внимательно перечитайте написанный текст (лучше несколько раз). Если сомневаетесь насчет орфографии или синтаксиса, зайдите на Грамоту.ру. Чтобы случайно не отправить недописанное письмо, сперва напишите весь текст полностью, а только потом набирайте адрес получателя. Еще один полезный сервис — это Главред. Он помогает очистить текст от клише и словесного мусора. Воспользуйтесь им, чтобы ваше письмо не выглядело сухим и шаблонным.

8. Вы не ставите нужных людей в копию письма

Давайте разберемся, кто вообще может получить ваше письмо.

• Поле «Кому» — это основной получатель.

• Поле «Сс» — человек, который получит копию. Он не относится к обсуждаемому вопросу напрямую, но хочет или должен быть в курсе.

• Поле «Bcc» — это скрытые получатели. Вы добавляете их, но основной получатель их не видит. И здесь нужно быть осторожным: можно перепутать Cс и Bcc, и тогда получатель подумает, что за ним шпионят.

Имейте в виду, что некоторым людям важно быть в курсе происходящего. Вы же не хотите слушать упреки на тему «Как ты мог не добавить меня в копию?! Я же работал над этим проектом два месяца!» Если сомневаетесь — добавляйте всех, кто имеет какое-либо отношение к вопросу. Может, не все будут довольны, что их отвлекают, зато к вам не будет никаких претензий.

9. Вы не подписываетесь

Вы написали «С уважением, Маша» и думаете, что все в порядке, а получатель письма сидит и ломает голову, что это за Маша. Из типографии? А может, иллюстратор? Чтобы не заставлять его теряться в догадках — настройте подпись, и она будет автоматически добавляться в конец каждого вашего сообщения. Обязательно укажите имя, фамилию, название компании, должность и контактную информацию, например, скайп или номер телефона. Можете добавить адрес своего сайта — это хоть и реклама, но ненавязчивая.

10. Вы выбираете неподходящее время

Писать письма по ночам — не самая лучшая идея. Причина первая: вы наверняка ужасно устали за день, не очень хорошо соображаете и рискуете совершить все указанные ошибки. Причина вторая: лавина утренней почты похоронит под собой ваше полуночное письмо, и в ближайшее время адресат его точно не увидит. И третья: судя по всему, вам больше нечего делать, раз вы пишете деловые письма в три часа ночи.

Наш совет: если не случилось ничего важного и срочного, отправляйте сообщения с понедельника по пятницу и в рабочее время — так ваше письмо точно не затеряется среди десятков других.

Сергей Букринский

контент-менеджер Wix